Wypis aktu notarialnego mieszkania gdzie i jak go uzyskać krok po kroku
- Dokument, który posiadasz, to wypis aktu notarialnego, a jego oryginał jest bezpiecznie przechowywany przez notariusza.
- Wypis uzyskasz w kancelarii notarialnej, która sporządziła akt (dla dokumentów młodszych niż 10 lat).
- Akty starsze niż 10 lat znajdują się w archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.
- Uprawnione do otrzymania wypisu są strony czynności prawnej, ich spadkobiercy lub osoby wskazane w akcie.
- Koszt wypisu u notariusza to 6 zł netto (+VAT) za każdą rozpoczętą stronę, w sądzie mogą dojść opłaty sądowe.
- Dostępne są również elektroniczne wypisy z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).
Zgubiłeś akt notarialny mieszkania? Bez paniki oto Twój plan działania krok po kroku
Zapewne znalazłeś się w sytuacji, w której pilnie potrzebujesz aktu notarialnego dotyczącego Twojego mieszkania, a nie możesz go znaleźć lub po prostu potrzebujesz kolejnego egzemplarza. To zupełnie normalne i, co najważniejsze, nie jest powodem do paniki! Wiem z doświadczenia, że takie sytuacje potrafią wywołać sporo stresu, ale zapewniam Cię, że procedura uzyskania niezbędnego dokumentu jest jasno określona i w pełni wykonalna. W tym przewodniku poprowadzę Cię krok po kroku przez cały proces, wyjaśniając, gdzie i jak go zdobyć, niezależnie od tego, czy akt został sporządzony niedawno, czy wiele lat temu.
Dlaczego dokument, który posiadasz, nie jest oryginałem (i dlaczego to dobra wiadomość)
Zacznijmy od podstaw, które często budzą wątpliwości. Dokument, który otrzymałeś od notariusza po podpisaniu umowy i który przechowujesz w domu, to nie jest oryginał aktu notarialnego. To, co masz w ręku, to tak zwany wypis aktu notarialnego. Oryginał aktu zawsze pozostaje w kancelarii notarialnej, gdzie jest bezpiecznie archiwizowany. Dlaczego to dobra wiadomość? Ponieważ gwarantuje to bezpieczeństwo i integralność pierwotnego dokumentu. Nawet jeśli Twój wypis zaginie, oryginał jest zawsze dostępny i na jego podstawie można wydać kolejne wypisy. To fundamentalna zasada, która chroni Twoje prawa własności.
W jakich sytuacjach będziesz potrzebować wypisu z aktu notarialnego?
Potrzeba posiadania wypisu aktu notarialnego może pojawić się w różnych momentach Twojego życia. Oto najczęstsze z nich, z którymi spotykam się w mojej praktyce:
- Sprzedaż nieruchomości: To oczywiste przy każdej transakcji zbycia nieruchomości, wypis aktu notarialnego jest absolutnie niezbędny do potwierdzenia Twojego prawa własności.
- Postępowanie spadkowe: Jeśli odziedziczyłeś mieszkanie, wypis aktu notarialnego, który dokumentuje nabycie nieruchomości przez spadkodawcę, będzie kluczowy w procesie uregulowania spraw spadkowych i wpisu do księgi wieczystej.
- Zaciąganie kredytu hipotecznego: Banki zawsze wymagają aktualnego wypisu aktu notarialnego jako potwierdzenia własności nieruchomości, która ma stanowić zabezpieczenie kredytu.
- Ustanowienie służebności lub hipoteki: Wszelkie zmiany w statusie prawnym nieruchomości, takie jak ustanowienie służebności czy dodatkowej hipoteki, wymagają przedstawienia aktu notarialnego.
- Inne formalności urzędowe: Czasami urzędy, np. w celu aktualizacji danych w ewidencji gruntów i budynków, mogą zażądać przedstawienia aktu.
Gdzie szukać aktu? Kluczowa zasada 10 lat
Kluczową informacją, która zadecyduje o tym, gdzie powinieneś skierować swoje kroki w poszukiwaniu wypisu aktu notarialnego, jest data jego sporządzenia. Obowiązuje tu prosta, ale bardzo ważna zasada 10 lat, która określa miejsce archiwizacji oryginału.
Scenariusz 1: Akt notarialny ma mniej niż 10 lat Twoim celem jest kancelaria notarialna
Jeśli od daty sporządzenia aktu notarialnego minęło mniej niż 10 lat, sprawa jest stosunkowo prosta. Oryginał dokumentu jest nadal przechowywany w kancelarii notarialnej, która go sporządziła. To właśnie tam powinieneś się udać. Aby usprawnić proces, przygotuj sobie wszelkie dostępne informacje, takie jak przybliżona data sporządzenia aktu, imiona i nazwiska stron umowy oraz adres nieruchomości, której akt dotyczy. Im więcej szczegółów podasz, tym szybciej notariusz odnajdzie Twój dokument w swoich archiwach.
Scenariusz 2: Akt notarialny ma więcej niż 10 lat musisz udać się do sądu
Zgodnie z przepisami, po upływie 10 lat od daty sporządzenia, oryginały aktów notarialnych są przekazywane z kancelarii notarialnych do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Oznacza to, że jeśli Twój akt jest starszy niż dekada, będziesz musiał złożyć wniosek o wydanie wypisu bezpośrednio w sądzie. Nie martw się, to również jest standardowa procedura, którą szczegółowo omówię poniżej.
Jak uzyskać wypis z kancelarii notarialnej? Praktyczny przewodnik
Gdy już ustalisz, że Twój akt notarialny jest młodszy niż 10 lat i znajduje się w kancelarii notarialnej, pora na konkretne kroki. Proces ten jest zazwyczaj szybki i bezproblemowy, o ile odpowiednio się do niego przygotujesz.
Jakie informacje musisz przygotować przed kontaktem z notariuszem?
Aby wizyta w kancelarii notarialnej przebiegła sprawnie i bez zbędnych komplikacji, warto mieć pod ręką następujące dane:
- Przybliżona data sporządzenia aktu: Nawet miesiąc i rok są pomocne.
- Imiona i nazwiska stron umowy: Czyli Twoje oraz osoby, od której lub na rzecz której nabyłeś nieruchomość.
- Adres nieruchomości: Dokładny adres, w tym numer księgi wieczystej, jeśli go znasz. Numer księgi wieczystej jest szczególnie przydatny.
- Rodzaj czynności prawnej: Np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, umowa deweloperska.
Posiadanie tych informacji znacznie przyspieszy odnalezienie aktu przez notariusza.
Kto jest uprawniony do otrzymania wypisu? Nie każdy może złożyć wniosek
Ważne jest, aby pamiętać, że nie każdy może ot tak po prostu otrzymać wypis aktu notarialnego. Notariusz wyda dokument tylko osobom, które są do tego uprawnione. Zazwyczaj są to: strony czynności prawnej (czyli Ty, jeśli byłeś kupującym/sprzedającym), ich następcy prawni (np. spadkobiercy, którzy muszą udokumentować swoje prawo do spadku) lub osoby, dla których w akcie zastrzeżono takie prawo. Notariusz ma obowiązek zweryfikować Twoją tożsamość i uprawnienia, dlatego konieczne będzie okazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.
A co, jeśli kancelaria już nie istnieje? Gdzie szukać pomocy?
Co zrobić, gdy kancelaria notarialna, która sporządziła Twój akt, już nie funkcjonuje? To częste pytanie. W takiej sytuacji nie ma powodu do obaw. Akta likwidowanych kancelarii są zawsze przekazywane innemu notariuszowi wskazanemu przez radę właściwej izby notarialnej lub, po upływie 10 lat, do archiwum sądowego. Aby dowiedzieć się, gdzie trafiły dokumenty, powinieneś skontaktować się z właściwą Izbą Notarialną (np. w Warszawie, Krakowie, Poznaniu w zależności od lokalizacji pierwotnej kancelarii). Izba udzieli Ci informacji o następcy prawnym lub wskaże, do którego sądu trafiły akta. To bardzo skuteczna ścieżka postępowania.
Procedura w sądzie rejonowym: Jak uzyskać wypis z archiwum ksiąg wieczystych?
Jeśli Twój akt notarialny ma więcej niż 10 lat lub pierwotna kancelaria notarialna została zlikwidowana, a jej akta trafiły do sądu, czeka Cię procedura sądowa. Jest ona nieco bardziej formalna niż wizyta u notariusza, ale również w pełni wykonalna.
Krok 1: Zlokalizowanie właściwego sądu i archiwum
Pierwszym krokiem jest ustalenie, który sąd rejonowy jest właściwy dla Twojej nieruchomości. Zazwyczaj jest to sąd, w którego okręgu znajduje się nieruchomość. W ramach sądu rejonowego będziesz szukać Wydziału Ksiąg Wieczystych. Jeśli znasz numer księgi wieczystej, to znacznie ułatwi sprawę. Możesz również skorzystać z wyszukiwarki ksiąg wieczystych online, aby potwierdzić właściwość sądu.
Krok 2: Składanie wniosku o wydanie wypisu co musi zawierać?
Aby uzyskać wypis z archiwum sądowego, musisz złożyć pisemny wniosek. Powinien on zawierać następujące elementy:
- Dane wnioskodawcy: Twoje imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL.
- Dane nieruchomości: Dokładny adres nieruchomości, numer księgi wieczystej (jeśli znasz), ewentualnie numer działki.
- Dane aktu notarialnego: Przybliżona data sporządzenia, imiona i nazwiska stron, rodzaj czynności (np. umowa sprzedaży).
- Uzasadnienie potrzeby uzyskania dokumentu: Krótko wyjaśnij, dlaczego potrzebujesz wypisu (np. do celów spadkowych, sprzedaży nieruchomości).
- Podpis wnioskodawcy.
Wniosek możesz złożyć osobiście w biurze podawczym sądu lub wysłać pocztą. Pamiętaj o załączeniu dowodu uiszczenia opłaty sądowej.
Jak długo czeka się na dokument z sądu i jakie są potencjalne trudności?
Czas oczekiwania na wypis aktu notarialnego z sądu może być różny. Zazwyczaj wynosi od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obciążenia danego wydziału sądu. Warto uzbroić się w cierpliwość. Potencjalne trudności mogą wynikać z niekompletnego wniosku lub trudności w odnalezieniu aktu w archiwum, jeśli podałeś zbyt mało precyzyjnych danych. Dlatego tak ważne jest, aby wniosek był jak najbardziej szczegółowy.
Ile kosztuje uzyskanie wypisu aktu notarialnego? Analiza kosztów
Kwestia kosztów jest zawsze istotna. Dobra wiadomość jest taka, że opłaty za wypisy aktów notarialnych są regulowane prawnie, więc nie musisz obawiać się ukrytych opłat.
Opłata u notariusza: Jak obliczyć koszt na podstawie liczby stron?
Opłata za wypis aktu notarialnego u notariusza jest stała i wynosi 6 zł netto (+23% VAT) za każdą rozpoczętą stronę dokumentu. Oznacza to, że jeśli akt ma np. 5 stron, zapłacisz za 5 stron. Jeśli ma 5 stron i jeden wiersz na szóstej stronie, zapłacisz za 6 stron.
Przykład kalkulacji: Jeśli Twój akt notarialny ma 8 pełnych stron, a dziewiąta strona zawiera tylko podpis, notariusz policzy to jako 9 rozpoczętych stron. Koszt netto: 9 stron * 6 zł/stronę = 54 zł. Koszt brutto (z 23% VAT): 54 zł * 1.23 = 66.42 zł. Do tego może dojść niewielka opłata za materiały biurowe.
Koszty w sądzie: Taksa za wniosek i opłaty za strony
W przypadku wnioskowania o wypis z archiwum sądowego, struktura kosztów jest nieco inna. Zazwyczaj musisz uiścić stałą opłatę sądową za wniosek, która może wynosić np. 20-50 zł (warto sprawdzić aktualne stawki w danym sądzie). Do tego doliczana jest opłata za każdą stronę dokumentu, podobnie jak u notariusza. Dokładne stawki za strony mogą się różnić w zależności od sądu, ale są one zazwyczaj zbliżone do notarialnych. Pamiętaj, aby dołączyć potwierdzenie wpłaty do wniosku.
Wypis, odpis, a może kserokopia? Zrozum, którego dokumentu naprawdę potrzebujesz
W obrocie prawnym często spotykamy się z różnymi terminami, które dla laika mogą wydawać się tożsame, a jednak mają kluczowe znaczenie. Aby uniknąć pomyłek i wiedzieć, o co dokładnie wnioskować, warto zrozumieć różnice między wypisem, odpisem a zwykłą kserokopią.
Wypis aktu notarialnego dokument o mocy oryginału
Jak już wspomniałam, wypis aktu notarialnego to dosłowne powtórzenie oryginału aktu. Jest sporządzany przez notariusza i opatrzony jego pieczęcią oraz podpisem. Co najważniejsze, wypis ma taką samą moc prawną jak oryginał aktu. Oznacza to, że możesz go przedstawiać w urzędach, bankach czy sądach jako pełnoprawny dowód własności czy innej czynności prawnej. To właśnie wypis jest dokumentem, którego zazwyczaj potrzebujesz w oficjalnych sprawach.
Odpis a wypis kluczowe różnice, o których musisz wiedzieć
Choć terminy "wypis" i "odpis" bywają używane zamiennie, w kontekście aktów notarialnych mają różne znaczenie. Poniższa tabela wyjaśnia kluczowe różnice:
| Cecha | Wypis | Odpis |
|---|---|---|
| Definicja | Dosłowne powtórzenie całego oryginału aktu notarialnego. | Poświadczona kopia dokumentu (np. fragmentu aktu, innego dokumentu). |
| Zakres treści | Zawsze zawiera pełną treść aktu notarialnego. | Może zawierać pełną treść lub tylko jej fragment (np. odpis skrócony). |
| Moc prawna | Ma moc prawną oryginału. | Ma moc prawną oryginału, jeśli jest poświadczony za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę (np. notariusza, pracownika urzędu). |
| Cel użycia | Standardowy dokument wymagany w obrocie urzędowym i prawnym (sprzedaż, kredyt, spadek). | Używany rzadziej w przypadku aktów notarialnych; częściej dotyczy innych dokumentów (np. odpis z KRS, odpis aktu stanu cywilnego). |
| Wydawany przez | Notariusz, sąd. | Notariusz, sąd, urząd (w zależności od rodzaju dokumentu). |
Zwykła kserokopia, niepoświadczona przez notariusza ani inny uprawniony organ, nie ma żadnej mocy prawnej i nie może być używana w oficjalnych celach.
Nowoczesne rozwiązanie: Czym jest elektroniczny wypis z CREWAN i jak go zdobyć?
W dobie cyfryzacji, również w obszarze notariatu, pojawiają się nowoczesne rozwiązania, które ułatwiają dostęp do dokumentów. Jednym z nich jest Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).
Jak działa Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych?
CREWAN to system, który funkcjonuje od 2018 roku i pozwala notariuszom na umieszczanie w nim elektronicznych wypisów aktów notarialnych. Takie wypisy są opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza, co nadaje im moc prawną oryginału. Największą zaletą CREWAN jest to, że dowolny notariusz w kraju, posiadający dostęp do systemu, może wydać Ci taki elektroniczny wypis. Wystarczy, że podasz mu numer identyfikacyjny aktu w repozytorium. To znacząco skraca czas i ułatwia dostęp do dokumentu, szczególnie gdy jesteś daleko od kancelarii, która sporządziła akt.
Przeczytaj również: Kiedy nie płacić podatku od sprzedaży mieszkania? Ulga i 5 lat.
Czy elektroniczny wypis zawsze zastąpi tradycyjny dokument papierowy?
Elektroniczny wypis z CREWAN ma pełną moc prawną tradycyjnego dokumentu papierowego. Oznacza to, że w teorii powinien być akceptowany przez wszystkie instytucje. Jednak w praktyce, zwłaszcza w Polsce, niektóre urzędy czy banki mogą wciąż preferować lub wymagać wersji papierowej. Zawsze zalecam weryfikację wymagań konkretnej instytucji, zanim zdecydujesz się wyłącznie na elektroniczną formę. W wielu przypadkach elektroniczny wypis będzie wystarczający, ale lepiej upewnić się z wyprzedzeniem, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
